Dynamics 365 F&O-implementering til professionelle serviceydelser

Modulet til projektstyring og økonomi i Dynamics 365 F&O hjælper din organisation med at planlægge, udføre og kontrollere projekter effektivt.

Der findes forskellige projekttyper i D365 F&O, så uanset hvilken type projekt du har, giver D365 dig mulighed for at udnytte modulet til projektstyring og økonomi til løbende at administrere og kontrollere dine projekter.

Gennem modulet til projektstyring og økonomi kan du administrere projektplanlægning, håndtere projektbudgettering, udføre transaktions- og milepælsfakturering, spore omkostninger og indtægter samt følge projektets fremskridt.

D365 F&O understøtter forskellige projekttyper til forskellige formål:

– Time- og materialebaserede projekter

•  Definition: I denne type projekt faktureres kunden baseret på den faktiske tid, der er brugt, og de materialer, der er anvendt til projektet.

•  Anvendelse: Ofte brugt i professionelle servicebrancher som konsulentvirksomhed, hvor kunden faktureres for det faktiske arbejde og de ressourcer, der er forbrugt.

•  Fakturering: Kunder faktureres for de faktiske arbejdstimer, som medarbejdere har registreret, og de materialer, der er anvendt i løbet af projektet.

– Projekter med fast pris

•  Definition: I denne type projekt faktureres kunden et fast beløb, uanset hvor meget tid og hvilke materialer der bruges.

•  Anvendelse: Velegnet til projekter med en defineret ramme, et fast budget og en fast tidsplan, som fx byggeprojekter eller produktudvikling.

•  Fakturering: Kunder faktureres baseret på foruddefinerede milepæle eller en procentdel af projektets færdiggørelse i stedet for faktiske omkostninger.

– Interne projekter

•  Definition: Disse projekter bruges internt i en organisation til at spore omkostninger uden fakturering til eksterne kunder.

•  Anvendelse: Bruges til interne initiativer som IT-projekter, F&U-projekter eller andre interne forbedringer, hvor organisationen skal overvåge omkostninger og ressourcer.

•  Fakturering: Der foretages ingen ekstern fakturering; fokus er på omkostningsstyring og ressourceallokering inden for organisationen.

– Omkostningsprojekter

•  Definition: Disse projekter bruges til at spore omkostninger uden tilknyttet fakturering til eksterne kunder.

•  Anvendelse: Velegnet til kortsigtede initiativer som interne revisioner, produktudvikling eller marketingkampagner, hvor omkostninger skal overvåges, men uden ekstern fakturering.

•  Fakturering: Ingen fakturering; fokus er på at akkumulere omkostninger og skabe intern rapportering.

– Investeringsprojekter

•  Definition: Disse projekter bruges til at spore omkostninger ved kapitalinvesteringer, som fx køb af udstyr eller opførelse af nye faciliteter.

•  Anvendelse: Bruges til større kapitaludgifter, der resulterer i oprettelse af aktiver (fx byggeprojekter eller anskaffelse af aktiver).

•  Fakturering: Der faktureres ikke kunder, men omkostninger kan kapitaliseres som anlægsaktiver på balancen, når projektet er afsluttet.

– Tidsprojekter

•  Definition: Dette er forenklede interne projekter med fokus på tidsregistrering.

•  Anvendelse: Ideelle til at spore medarbejderes tidsforbrug på interne eller eksterne aktiviteter, især til tidsstyringsformål.

•  Fakturering: Bruges ikke til fakturering af kunder, men til sporing og rapportering af tidsforbrug.

Hver projekttype i D365 F&O er designet til at opfylde specifikke forretningsbehov, hvad enten det drejer sig om kundefakturering, intern omkostningssporing eller styring af kapitalinvesteringer. Valget af den rette projekttype afhænger af projektets natur og faktureringskrav.

Kategorier spiller en afgørende rolle i organiseringen og håndteringen af forskellige aspekter af projektrelaterede transaktioner og omkostninger.

Kategorier bruges generelt til:

• At klassificere forskellige typer arbejde, udgifter, varer og indtægter inden for projekter.
• Budgetteringsformål, så projektlederen kan definere omkostnings- og indtægtsfordelinger på et detaljeret niveau.
• At organisere transaktioner i kategorier, hvilket giver projektledere mulighed for at overvåge projektomkostninger og ydeevne mere effektivt.
• At bestemme bogføringsprofilen for specifikke omkostninger, der er bogført med en bestemt kategori.
• At definere kostpriser og/eller salgspriser på tværs af projekter.
• At sikre, at hver transaktion, der oprettes på et projekt, er forbundet med en kategori, da kategorier er obligatoriske at tilføje til transaktionerne.

Kategorier i modulet til projektstyring og økonomi i Dynamics 365 giver en struktureret måde at klassificere og administrere forskellige projekttransaktioner på. De er essentielle for præcis projektomkostning, fakturering, indtægtsgenkendelse og rapportering. Dette hjælper organisationer med at opretholde kontrol over komplekse projekter og sikrer, at alle økonomiske aspekter er velorganiserede og sporbare.

Work Breakdown Structure (WBS) er et projektstyringsværktøj, der bruges til at definere, organisere og strukturere arbejdet i et projekt. Det opdeler et projekt i mindre, mere håndterbare komponenter, hvilket sikrer, at alle dele af projektet er taget i betragtning.

Nøglefunktioner i WBS i Dynamics 365 F&O:
Hierarkisk struktur:

• WBS er opbygget hierarkisk med det overordnede projekt på det øverste niveau, som derefter opdeles i mindre delopgaver eller arbejdsopgaver. Hvert niveau giver en mere detaljeret beskrivelse af arbejdet.

Opgavestyring:

• WBS gør det muligt for brugere at definere projektopgaver, angive afhængigheder, tildele ressourcer (f.eks. medarbejdere) og allokere omkostninger til de enkelte opgaver.

Budgettering og omkostningsstyring:

• Brugere kan knytte omkostninger og budgetter til individuelle opgaver eller faser af projektet, hvilket hjælper med at overvåge projektets økonomiske ydeevne i forhold til budgettet.

Tidsregistrering og planlægning:

• Projektledere kan bruge WBS til at angive start- og slutdatoer for opgaver, definere afhængigheder mellem opgaver og overvåge fremskridt. Dette hjælper med at sikre, at projektet forbliver på tidsplanen.

Fakturering og faktureringsprocesser:

• WBS integreres med faktureringsprocesserne i Dynamics 365 F&O, hvilket muliggør generering af fakturaer baseret på opgavernes eller milepælenes færdiggørelse.

WBS i Dynamics 365 F&O er et effektivt værktøj til at strukturere komplekse projekter, overvåge fremskridt og sikre, at både økonomiske og tidsmæssige mål opfyldes.

Ja, det er muligt at håndtere tids- og udgiftsregistreringer på et projekt ved hjælp af en mobil enhed i Dynamics 365 F&O.

Ved at bruge udgiftsmodulet i Dynamics 365 F&O, som er fuldt integreret med modulet til projektstyring og økonomi, kan du registrere udgifter direkte på de forskellige aktive projekter i systemet.

Microsoft tilbyder en dedikeret mobilapp til D365, som er kompatibel med både iOS- og Android-enheder. Appen giver brugerne mulighed for at indtaste projektrelaterede data, herunder tid og udgifter.

Tidsregistrering: Brugere kan registrere tidsposter direkte fra deres mobile enheder. Disse poster tilknyttes specifikke projekter, opgaver eller aktiviteter.

Udgiftsregistrering: Brugere kan indsende projektrelaterede udgifter, såsom rejseomkostninger eller indkøb, ved at indtaste detaljerne og endda vedhæfte kvitteringer ved hjælp af telefonens kamera.
Denne funktionalitet gør det nemt og fleksibelt for projektteams at holde styr på tid og omkostninger, uanset hvor de befinder sig.

Hos Sprint365 har vi udviklet specialiserede skabeloner baseret på bedste praksisser fra andre virksomheder i branchen. Det betyder, at vi har forudkonfigureret en stor del af den grundlæggende funktionalitet i modulet til projektstyring og økonomi i D365 F&O. Dette gør det muligt for os at få dig i gang med at bruge modulet inden for kort tid og fokusere på dine unikke krav til implementeringen i stedet for at bruge tid på hele konfigurationsprocessen.

Vi har også udviklet forskellige værktøjer, herunder videoer, hurtigguider og “cheat sheets”, der gør det muligt for dine brugere at få træning, når det passer ind i deres tidsplan. Dette sikrer, at dine brugere hurtigt bliver fortrolige med de nye processer i D365 F&O’s modul til projektstyring og økonomi.

Ved at anvende en forudkonfigureret skabelon som grundlag for implementeringen og bruge vores træningsværktøjer kan vi accelerere implementeringsprocessen i din virksomhed. Dette gør det muligt at gennemføre nogle projekter på så lidt som 4 uger. Denne tilgang sikrer en hurtig, effektiv og kvalitetsfyldt implementering, der er skræddersyet til dine behov.

Der er et stort antal rapporter tilgængelige i modulet til projektstyring og økonomi, herunder finansielle rapporter, tids- og udgiftsrapporter, rapporter om ressourceudnyttelse i projekter, omkostningskontrolrapporter, projektprognose- og planlægningsrapporter, fakturerings- og fakturarapporter samt projektbogføringsrapporter.

Hos Sprint365 oplever vi ofte, at vores kunder allerede arbejder med en række forskellige rapporter, som de ønsker at replikere til den nye arbejdsgang gennem D365 F&O. Der findes også en løsning til dette.

Udover standardrapporter giver D365 F&O mulighed for integration med Power BI for mere skræddersyet rapportering. Med Power BI kan brugere oprette interaktive dashboards og rapporter, der kombinerer projektdata med andre forretningsmålinger for avanceret analyse.

Endelig tilbyder D365 F&O en nem eksportfunktion, hvor brugerne kan finde de relevante data, der skal bruges til ad hoc-rapportering, eksportere dem til Excel og udføre simpel ad hoc-rapportering baseret på de eksporterede transaktioner.

Ja, det er muligt at migrere projekter fra dit eksisterende system til Dynamics 365 Finance and Operations (F&O).

Hos Sprint365 hjælper vi dig med at migrere alle dine aktive projekter, samt sikre, at åbningsbalancer på faste prisprojekter og investeringsprojekter overføres, så du kan fortsætte arbejdet på dine igangværende projekter.

For historiske transaktioner på dine projekter anbefaler vi, at du håndterer dette gennem Power BI-rapportering på tværs af dine forskellige systemer.

Ja, du kan tilføje budgetter til dine projekter i modulet til projektstyring og økonomi i Dynamics 365 Finance and Operations (D365 F&O). Dette er en vigtig funktion, der giver dig mulighed for at planlægge, overvåge og kontrollere projektøkonomien.

Du kan opsætte et budget for et projekt på forskellige stadier, som f.eks. i planlægningsfasen eller efter, at projektet er blevet igangsat. Et projektbudget i Dynamics 365 F&O omfatter typisk omkostninger, indtægter, timer og udgifter. Budgetter kan oprettes for både faste prisprojekter, investeringsprojekter og time- og materialebaserede projekter.

Når et budget er oprettet, giver Dynamics 365 F&O mulighed for at overvåge det i forhold til de faktiske værdier i realtid. Budgetkontrol gør det muligt at spore udgifter og sikre, at de ikke overstiger de foruddefinerede grænser.

• Du kan opsætte budgetgrænser og advarsler for at informere projektledere, når omkostninger overstiger en vis procentdel af budgettet.
• Sammenlign budgetterede og faktiske omkostninger, indtægter og timer gennem forskellige rapporter og forespørgsler.

Projektbudgetter i Dynamics 365 F&O kræver ofte godkendelse, før de kan endeliggøres. Systemet kan konfigureres til at inkludere workflow-godkendelser gennem en specificeret godkendelsesmatrix for budgetoprettelse og -ændringer, hvilket hjælper med at sikre korrekt overvågning.

Modulet tilbyder også omfattende rapporter, der giver dig mulighed for at spore budgetpræstationerne for dine projekter. Disse inkluderer:

• Budget vs. faktiske udgifter-rapporter
• Omkostningsanalyse-rapporter
• Finansielle prognoser og fremskrivninger.